Réunions et procès verbaux

Bonjour à vous tous,

Il nous fait plaisir de vous informez qu'il sera dorénavant possible d'assister aux assemblées régulières sans droit de parole mais qu' il y aura toujours une période de questions à la fin de l'assemblée.


Prochaine réunion, Jeudi le 15 Novembre 2018 à 18H45 au salon de quilles St-Janvier.


Pour ceux et celles qui aimeraient consulter les procès verbaux, ils sont disponibles aux quatre salons de quilles ou, vous pouvez consulter un membre du comité. Vous pourrez consulter le dit document sur place avec plaisir.

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.       JEUNES QUILLEURS DES LAURENTIDES
STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

*** Afin de faciliter la lecture des présents règlements,
le masculin est utilisé sans discrimination et réfère aussi au féminin ***

Article 1 : NOM
Le nom de cette association est Jeunes Quilleurs des Laurentides, désigné en terme abrégé par le sigle JQDL.
Article 2 : SIÈGE SOCIAL
Il n’y a pas de siège social désigné. Pour tout courrier ou correspondance, l’adresse du président sera celle utilisée.
Article 3 : INCORPORATION
Il n’y a pas d’incorporation ou association pour l’instant mais sujet à changement.
Article 4 : OBJECTIFS
Ce comité est constitué pour les objectifs suivants :
4.1 Encourager le développement des petites quilles juniors et séniors (18-21 ans) pour la région des Laurentides.
4.2 Représenter la région des Laurentides au cœur de toutes les manifestations de ce sport que ce soit dans la région ou bien à l’extérieur.
4.3 Réunir par tous les moyens légaux des fonds permettant le développement de ce sport soit dans la région ou à l’extérieur.
4.4 Promouvoir la création et la mise en force de statuts et règlements pour le contrôle et la règlementation des compétitions sportives aux petites quilles juniors et séniors (18-21 ans) dans la région ou à l’extérieur.
4.5 Inciter la participation de tous les salons de quilles de la région des Laurentides exploitant une ligue juniors ou séniors (joueur âgé de 21 ans au 31 juillet de l’année en cours) dans les tournois organisés.
4.6 Organiser des tournois ou qualifications pour les salons de quilles de la région.
4.7 Le comité, lorsque celui-ci en est informé, se doit d’aviser les représentants de chaque salon de la tenue d’événements se déroulant dans notre région ou à l’extérieur.
4.8 S’il y a championnat provincial, faire en sorte que notre région soit représentée et organiser le déroulement et le séjour en conséquence.
4.9 Pouvoir compter sur des membres en mesure d’adopter une bonne éthique de travail, respectueux des autres et disciplinés. Ils sont neutres puisqu’ils représentent tous les salons de quilles au Championnat provincial.
Article 5 : LOGO
Pour l’instant il n’y a pas de logo reconnu pour les Jeunes Quilleurs des Laurentides. La présidente y travaille présentement et il sera divulgué plus tard au comité en place.
Article 6 : MEMBRES
6.1 Comité exécutif :
Le conseil d’administration, propriétaires et / ou gérants de salons ainsi que les entraineurs.
Les joueurs et les parents des joueurs officiellement inscrits pour la saison en cours dans une ligue junior dans le cas des 17 ans et moins et actifs dans un des salons de la région dans le cas des 18-21 ans sont les bienvenus aux réunions sans droit de parole ni droit de vote. Cependant, une période de commentaires et de questions sera prévue à l’ordre du jour.
Article 7 : DESTITUTION – DÉMISSION
Tout membre du comité qui s’absente à trois (3) réunions régulières consécutives à l’exception des directeurs et sauf pour des raisons valables, peut être destitué par le conseil.
Le comité peut suspendre ou expulser tout membre qui, à son avis, enfreint les règlements ou dont la conduite est jugée préjudiciable à cette dernière.
Toute décision requiert l’accord et la présence des deux tiers (2/3) des membres du comité.
Tout membre qui veut cesser de l’être ou se retirer avant la fin de son mandat peut le faire en tout temps et ce, en rédigeant une lettre conforme et la remettant au président.
Article 8 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
8.1 Date :
L’assemblée générale des Jeunes Quilleurs des Laurentides se tiendra dans les vingt (20) premiers jours de septembre.
8.2 Avis de convocation :
Un avis de convocation précisant l’heure, la date et l’endroit de l’assemblée générale sera communiqué à chaque représentant de salon et au comité en place au moins quinze (15) jours à l’avance. Une invitation sera également publiée sur le site JQDL et sur le groupe Facebook des Jeunes Quilleurs des Laurentides.
8.3 Droit de présence :
Auront droit de présence à l’assemblée générale annuelle les membres définis à l’article 6.1 de même que toute personne désirant donner sa candidature et démontrant un intérêt pour l’association.
8.4 Quorum
Le quorum est fixé aux membres présents à l’assemblée générale (50 % + 1).
8.5 Droit de vote
8.5(1) Le vote, si nécessaire, sera tenu par scrutin secret.
8.5(2) Auront droit de vote aux assemblées générales, les membres actifs ainsi que les joueurs faisant partie de la catégorie des 18-21. Toutefois, un seul vote sera accordé à l’intérieur d’une même famille d’un enfant âgé de 17 ans et moins.
8.5(3) Il faut être présent à l’assemblée générale pour voter ou se présenter en tant qu’élu. Une personne qui ne peut être présente et qui désire se présenter en tant qu’élu doit présenter une procuration signée qui sera remise par une personne présente lors de l’AGA.
8.5(4) Une personne qui désire se présenter en tant qu’élu peut se faire proposer ou s’autoproclamer et doit être secondée dans les deux circonstances.
8.5(5) Une fois le scrutin connu, le nouveau conseil se retire pour élire le comité exécutif.
8.6 Ordre du jour
. Ouverture de l’assemblée et présentation des membres du comité
. Acceptation des membres associés s’il y a lieu
. Vérification du quorum et du droit de vote
. Acceptation de l’ordre du jour (proposé et secondé)
. Adoption et discussion concernant le dernier procès-verbal (proposé et secondé; une copie sera remise aux personnes présentes dans la salle)
. Rapport du président
. Rapport du trésorier
. Amendements aux règlements généraux
. Dissolution du comité
. Élection du président et du secrétaire d’élection
. Élection des membres du conseil
. Regroupement du nouveau conseil (attribution des rôles de chacun)
. Vœux de l’assemblée
. Clôture de l’assemblée
8.7 Assemblée générale spéciale
8.7(1) Convocation
Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le président ou par la majorité des membres du conseil d’administration.
8.7(2) Avis
Un avis devra être envoyé aux membres du comité, aux responsables des salons ainsi que publié sur le site JQDL et le groupe Facebook dans les sept (7) jours suivant la demande. Cet avis devra préciser la date (délais supplémentaire de sept (7) jours), l’heure, l’endroit et l’objet de la discussion.
8.7(3) Ordre du jour
À l’assemblée générale spéciale, seuls les points mentionnés à l’ordre du jour pourront être discutés sauf avec le consentement unanime du président et des membres du comité présent.
Article 9 : CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration est composé d’un président, d’un vice-président, d’un coordonnateur, d’un trésorier, d’un secrétaire, des entraineurs et des directeurs. La durée du mandat est de deux (2) ans pour chacun. Ils représentent tous les jeunes et sont impartiaux en tout temps. Voici la définition des tâches de chacun.
9.1 Président
. Il préside les assemblées;
. Il convoque les assemblées régulières et spéciales;
. Il voit à l’application des décisions et des règlements ;
. Il voit à établir des liens avec tous les autres organismes pouvant servir les buts des Jeunes Quilleurs des Laurentides ;
. Il est le représentant des Laurentides aux événements protocolaires ;
. Il supervise le travail des membres exécutifs ;
. Il n’a pas droit de vote aux assemblées régulières et lors d’égalité, parvient à un consensus avec le vice-président;
. Il sera présent à la majorité des événements.
9.2 Vice-président
. Il travaille conjointement avec le président et le seconde ;
. Il remplace le président en son absence (réunions, événements, etc…);
. Il est de sa responsabilité d’effectuer un suivi des différentes tâches assignées aux membres du comité ;
. Il n’a pas droit de vote aux assemblées régulières et lors d’égalité, parvient à un consensus avec le president;
. Il sera présent à la majorité des événements.
9.3 Coordonnateur
. Il supervise et coordonne l’inscription des joueurs aux qualifications ou tournois;
. Il s’assure du bon déroulement des qualifications ou tournois;
. Il est présent à toutes les qualifications, tournois ou événements ;
. Il organise et supervise toutes les activités de levée de fonds ;
. Il organise et supervise les moitiés-moitiés aux événements ;
. Il supervise la participation de tous les joueurs aux levées de fonds ;
. Il s’assure que tous les règlements aux qualifications ou tournois soient respectés;
. Il note les résultats des joueurs lors des qualifications.
9.3 (1) Championnat provincial
. Il coordonne l’hébergement et tous les repas pour tous les membres de l’équipe ainsi que les parents présents lors de l’événement;
. Il est présent aux pratiques obligatoires et supervise les présences des joueurs;
. Il supervise et coordonne les substituts;
. Il est présent lors de la pige des substituts;
. Il recrute les bénévoles nécessaires;
. Il organise une journée reconnaissance pour l’équipe;
. Il effectue plusieurs achats ;
. Il émet un rapport financier de tous les achats et dépenses lors du championnat et le remet au trésorier;
. Il s’assure que tous les joueurs respectent tous les règlements.
9.4 Trésorier
. Il reçoit tous les revenus;
. Il dépose l’argent ou chèque dans une institution financière approuvée par le conseil d’administration;
. Il gère la petite caisse;
. Il tient un livre de comptabilité contenant toutes les dépenses et les dépôts;
. Il conserve les pièces justificatives de toutes les dépenses et déboursés;
. Il fait un rapport de l’état financier à chaque assemblée avec les détails des recettes et des déboursés;
. Il collecte les frais d’inscriptions lors des qualifications et / ou tournois ;
. Il gère l’argent des moitiés-moitiés lors des événements ;
. Il prépare un budget pour le championnat provincial;
. Il sera présent à la majorité des événements;
9.5 Secrétaire
. Il seconde le coordonnateur;
. Il rédige les dossiers et les procès-verbaux de toutes les assemblées;
. Il convoque les assemblées sur l’ordre du president;
. Il s’acquitte de toutes les tâches de secrétariat;
. Il s’acquitte de toutes les correspondances;
. Il aidera à la vente des moitiés-moitiés aux événements;
. Il notera les résultats des joueurs lors des qualifications et/ ou tournois;
. Il sera présent à la majorité des événements.
9.6 Entraîneurs
. Ils sont choisis par leur salon respectif;
. Ils sont disponibles pour des pratiques aux joueurs de leur salon;
. Ils sont présents aux qualifications ou tournois;
. Ils sont présents à la majorité des pratiques obligatoires pour le championnat provincial;
. Ils sont neutres lors du championnat provincial;
. Leur présence aux événements demeure à leur discrétion mais très appréciée.
. Un maximum de cinq (5) et si possible un représentant par salon. Si nécessaire, le 5e sera voté par le comité lors de la première réunion.
. Si un salon n’a pas d’entraîneur, il incombe au comité de nommer l’entraîneur lors de la première réunion ou en cours d’année si le besoin se présente.
9.7 Directeurs :
. Ils sont des représentants de chaque salon;
. Ils sont désignés par leur salon respectif;
. Ils sont présents à l’assemblée générale;
. Ils participent aux levées de fonds (ventes de produits);
. Leur présence aux réunions régulières n’est pas obligatoire mais suggérée;
. Leur présence aux qualifications, tournois et / ou événements demeure à leur discrétion mais très appréciée.
Article 10 : RÉUNIONS
Un minimum de six (6) réunions seront tenues durant l’année. La réunion précédant une qualification aura toujours lieu au salon hôte.
10.1 Pouvoirs et rôles
10.1 (1) Le conseil d’administration a le pouvoir de remplir tous les postes du comité qui seraient devenus vacants et ce remplacement doit être voté à une réunion régulière.
10.1 (2) Il a le pouvoir de formuler et de proposer des règlements et des dispositions en ce qui concerne toutes les affaires, fonctions et directives et de les appliquer également
10.1 (3) Il a le devoir de faire siens les présents statuts et règlements généraux et agira en conséquence tant et aussi longtemps qu’ils n’auront pas été dûment modifiés ou changés.
10.1 (4) Lors des réunions régulières, droit à deux (2) votes par salon; le président et le vice-président n’ont pas le droit de vote. S’il y a égalité, un consensus entre le président et le vice-président aura lieu pour trancher. Si une personne étant en droit de voter doit s’absenter, le président devra avoir été avisé au préalable d’une autre personne qui la remplacera.
10.2 Quorum
Le quorum à toute assemblée régulière du conseil d’administration est fixé à 7 membres.
Article 11 : ANNÉE FINANCIÈRE
L’année financière des Jeunes Quilleurs des Laurentides se termine après la journée reconnaissance soit à la fin août de chaque année.
Article 12 : CHÈQUES
Tous les chèques sont signés par les personnes dûment désignées à cette fin par le conseil d’administration et deux (2) signatures seront requises en tout temps.
Article 13 : DÉPOTS
Les fonds sont déposés dans une institution financière autorisée par la loi à recevoir des dépôts. Cette institution financière est choisie par les membres du comité.
Article 14 : AMENDEMENTS
Tous les amendements aux règlements généraux des Jeunes Quilleurs des Laurentides doivent être effectués dans le cadre d’une assemblée générale. La majorité des membres présents et ayant droit de vote est nécessaire pour approuver tous les amendements adoptés qui prendront effet immédiatement après leur adoption.
Article 15 : SUJETS NON COUVERTS
Tout sujet non couvert par les présents règlements demeure la responsabilité exclusive du conseil d’administration.
Article 16 : ABROGATION
Les présents règlements abrogent, lors de leur adoption, tous les règlements généraux antérieurs.
Adopté avec les modifications effectuées à ce jour par le conseil d’administration à l’unanimité lors de l’assemblée générale du 17 septembre 2017 au salon de quilles Ste-Thérèse

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